Casa Concept Consulting ist ein regionaler FM-Boutique-Dienstleister, der für Qualität und Nähe zu seinen Kunden stand. Doch mit dem Wachstum kam die Erkenntnis: Um das hohe Serviceniveau dauerhaft zu halten, braucht es neue Strukturen und digitale Prozesse.
Wie es Casa Concept Consulting gelang, Reklamationen um 80 % zu reduzieren, die Zahl betreuter Objekte pro Objektleiter zu verdoppeln – und gleichzeitig die Zufriedenheit im Team spürbar zu steigern?
Lesen Sie in dieser Customer Story, wie ein Familienunternehmen den Wandel im Facility Management erfolgreich gemeistert hat.
Casa Concept Consulting ist eine FM-Boutique mit Sitz in der Nähe von Frankfurt, die seit 2004 Immobilien im Rhein-Main-Gebiet betreut.. Das familiengeführte Unternehmen bietet mit rund 40 Mitarbeitenden sowohl technisches (TGM) als auch infrastrukturelles Gebäudemanagement (IGM) – persönlich, transparent und mit einem klaren Qualitätsanspruch. Der Fokus liegt auf langfristigen Partnerschaften: mit Kunden, die verlässliche Lösungen suchen, und mit Mitarbeitenden, die bleiben. Denn bei Casa Concept Consulting zählen Erfahrung, Vertrauen und das Gespür für individuelle Anforderungen. Statt Standardprozessen setzt das Team auf Nähe, Eigenverantwortung und moderne digitale Werkzeuge – ganz nach dem Motto: klein, fein, verlässlich.
Dienstleistungsunternehmen
Wenn Excel nicht mehr reicht: Warum FM-Unternehmen ihre Prozesse digitalisieren müssen
Als Giovanni Hierl 2016 in das Familienunternehmen Casa Concept Consulting einstieg, war schnell klar: Was einst gut funktionierte, hatte seine Grenzen erreicht. Die Firma war gewachsen, die Anforderungen gestiegen – aber viele Prozesse steckten noch in der Vergangenheit fest.
Was als pragmatische Lösung in den Anfangsjahren begann, wurde zunehmend zum Hindernis. Mit dem Wachstum verschob sich auch Giovanni Hierls eigene Rolle – weg vom Tagesgeschäft, hin zur strategischen Prozessgestaltung: „Früher war das Verhältnis 70 zu 30 zugunsten der operativen Tätigkeiten – heute ist es genau umgekehrt. Ich bin heute viel mehr damit beschäftigt, Prozesse zu verbessern, zu digitalisieren, und das Spielfeld für die Kolleginnen und Kollegen aufzubereiten.“
Für Giovanni Hierl war irgendwann klar: Wer wachsen will und gleichzeitig hohe Qualität liefern möchte, kommt an klaren Prozessen und digitaler Struktur nicht vorbei.
Vogelperspektive und Professionalität außen: Was ein FM-Tool leisten muss
Die Vogelperspektive – ohne Rückfragen, in Echtzeit
Für Giovanni Hierl war die zentrale Anforderung an eine neue Lösung eindeutig: der Überblick in Echtzeit – ohne telefonieren, ohne E-Mails, ohne Rückfragen. „Ich wollte eine Lösung, mit der ich sofort sehe, was in der Liegenschaft passiert – ohne jemanden fragen zu müssen.“
Vorher war das unmöglich. „Wenn ein Objektleiter abends um zehn wissen wollte, was in den letzten Tagen passiert ist, musste er aufwendig Informationen zusammensuchen – oder hoffen, dass jemand erreichbar ist.“
Es brauchte ein System, das alle Vorgänge in einer zentralen Oberfläche abbildet – mit klarer Struktur und jederzeit abrufbaren Daten.
Sichtbare Kommunikation schafft gefühlte Qualität
Neben der internen Effizienz war eines ebenso entscheidend: wie professionell das Unternehmen nach außen wirkt.
Denn für Auftraggeber zählt nicht nur die erbrachte Leistung, sondern wie nachvollziehbar sie dokumentiert ist. Sichtbare Abläufe schaffen Vertrauen – und vermitteln das Gefühl: Hier läuft alles organisiert, strukturiert und im Griff. Das hebt Casa Concept Consulting klar von anderen Dienstleistern ab.
Zwischen Risiko und Vision: Der Mut zur Veränderung
Die größte Angst: Und was, wenn es nicht funktioniert?
Neue Tools bringen Chancen – aber auch Unsicherheiten. Giovanni Hierl erinnert sich genau an die Phase vor der Einführung: „Bedenken hat man natürlich immer, wenn man so wichtige Prozesse umstellt, das ist gar keine Frage.“
Was ihn beschäftigte, war nicht die Theorie – sondern der Alltag: Wird die Software auf 20, 30, 40 Einsätze am Tag reagieren? Funktioniert sie auf dem Handy draußen im Objekt? Was passiert, wenn man alte Strukturen aufgelöst hat – und die neue Lösung noch nicht greift? „Dann stehst du zwischen zwei Welten, aber der Betrieb läuft trotzdem weiter.“
Warum wir es trotzdem gemacht haben
Am Ende überwog die Vision. Die Aussicht, endlich eine klare Vogelperspektive auf alles zu bekommen – und die Kommunikation intern wie extern deutlich zu verschlanken. „Die Vision, dass das funktioniert, war der Antreiber. Wir wussten: Es wird ruckeln am Anfang, es wird Ängste geben, aber dann kommt die Erleichterung.“
Rückblickend war genau das der richtige Schritt: Die Herausforderungen waren real – aber der Nutzen war größer.
Wowflow war die einzige moderne Lösung, die sich mit Feedback weiterentwickelt
Große Anbieter, große Versprechen – aber keine Bewegung
Giovanni Hierl und sein Team haben den Markt sorgfältig geprüft: Erfahrungsberichte gelesen, Softwarelösungen getestet, Präsentationen vereinbart. Doch am Ende fehlte immer etwas.
Der größte Haken: Viele Systeme wirkten abgeschlossen, unbeweglich, teilweise veraltet. „Ein Programm, das seit 10 oder 15 Jahren funktioniert und nur noch in kleinen Stücken verbessert wird – das passt nicht zu uns.“
Wowflow ist jung, flexibel, offen für Feedback
Entscheidend für Casa Concept Consulting war das Gefühl, eine Software zu nutzen, die lebt und sich sichtbar weiterentwickelt.
Casa Concept Consulting wollte keine starre Lösung, sondern einen Partner, der offen für Impulse ist – genau wie sie selbst. Denn auch Casa Concept Consulting arbeitet ständig daran, die eigenen Leistungen mit den Kunden weiterzuentwickeln und zu verbessern. Dieses gemeinsame Mindset hat schließlich den Ausschlag gegeben.
Das Geheimnis einer einfachen Einführung – und wie man das Team überzeugt
Schritt für Schritt statt radikaler Umstellung
Die Einführung von Wowflow verlief bei Casa Concept Consulting bewusst vorsichtig und durchdacht.
Der Start erfolgte bewusst reduziert – zunächst nur mit den grundlegenden, wiederkehrenden Aufgaben. Erst als diese stabil liefen, folgten weitere Module wie die Anlagenverwaltung.
„Wir wollten nicht alles auf einmal umstellen und dann wochenlang parallel arbeiten müssen. Der Sicherheitsgedanke war uns wichtig.“
Schnelle Ergebnisse schaffen echte Akzeptanz
Gerade im operativen Bereich war die Einführung nicht ohne Widerstand. „Eine Reinigungskraft, die fünf Fotos vom Treppenhaus hochladen soll, denkt erst mal: Jetzt wird meine Arbeit strenger kontrolliert.“
Doch der Nutzen wurde schnell spürbar. „Wenn der Kunde eine Reklamation äußert, können wir ihm Tätigkeitsprotokolle zeigen – und dann löst sich das oft in Luft auf.“
Dieser direkte Effekt überzeugte auch die anfänglich Skeptischen. Wer merkt, dass Diskussionen verschwinden und Beschwerden seltener werden, erkennt schnell: Das neue System schützt – es kontrolliert nicht.
Ergebnis mit Wowflow #1: 80 % weniger Reklamationen – fast über Nacht
Früher mussten Objektleitungen jede Reklamation manuell prüfen – oft ohne klare Belege. „Die Objektleitung ist ja nicht die ausführende Kraft. Sie musste also erst nachfragen: Was war da? Warum? Gibt es Fotos? Meistens eben nicht.“
Heute ist dieser Zwischenschritt überflüssig. Für jede Aufgabe gibt es Fotos, Zeitstempel und klare Zuordnung. „Wenn der Kunde jetzt reklamieren möchte, kann er direkt sehen: Wann war die letzte Reinigung? Wer war vor Ort? Was wurde dokumentiert?“
Das zeigt Wirkung:
Denn wer reklamieren will, weiß: Es gibt Fakten. Protokolle. Bilder. „Der Mieter merkt schnell: Ich kann nicht mehr einfach sagen, da war keiner – wenn Wowflow genau zeigt, wie es Montag aussah. Das ist der Gamechanger.“
Ergebnis mit Wowflow #2: Ein Objektleiter betreut 2–3 Mal so viele Objekte – mit besserem Überblick
Ein klarer Effekt von Wowflow zeigt sich in der Objektleitung: Mehr Verantwortung, weniger Reibung – und das bei gleichbleibendem Aufwand.
Die Kombination aus Echtzeit-Dokumentation, klarer Aufgabenverteilung und weniger Rückfragen ermöglicht es, mehrere Liegenschaften parallel zu betreuen – ohne Kontrollverlust.
Ein Resultat, das in der Praxis deutlich spürbar ist – und zeigt, wie digitale Werkzeuge echte Skalierung ermöglichen.
Ergebnis mit Wowflow #3: Zufriedenere Mitarbeitende durch mehr Eigenverantwortung
Wowflow hat nicht nur Prozesse strukturiert – sondern auch das Arbeitsgefühl vieler Mitarbeitender positiv verändert. Vor allem die ausführenden Kräfte profitieren davon, ihre Aufgaben eigenständig planen und umsetzen zu können.
Mitarbeitende starten ihren Tag mit einem Blick in die App und wissen genau, was zu tun ist – ohne tägliche Einweisung durch eine Objektleitung. Das schafft Autonomie und Vertrauen.
Auch auf organisatorischer Ebene ist der Effekt spürbar: Weniger Rückfragen, weniger Abstimmung – weil die Informationen in der App sichtbar und dokumentiert sind. Objektleitungen können die Arbeit ihrer Teams schneller bewerten und gleichzeitig leichter anerkennen.
Ein Ergebnis, das man nicht nur messen, sondern auch spüren kann.
Wenn Sie dieselben Resultate wollen – starten Sie jetzt.
Sind Sie ein FM-Dienstleister – und möchten Reklamationen um 80 % reduzieren, das Verwaltungsvolumen mit dem gleichen Team verdoppeln und gleichzeitig die Mitarbeiterzufriedenheit steigern?
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