Warum das Facility Management Team von der Ecclesia Gruppe mit Wowflow effizienter arbeitet

Das firmeninterne Facility-Management stand vor der Herausforderung, eine dezentrale Arbeitsweise in eine optimierte Zusammenführung aller Arbeitsaufträge umzuwandeln. Die Suche nach einer Lösung zeigte, dass die meisten CAFM-Systeme für die Ecclesia Gruppe spezifische Anforderungen zu umfangreich wären.

Wowflow hingegen erwies sich als ideale Lösung, da es benutzerfreundlich ist und eine hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern gewährleistet. Durch die Einführung von Wowflow konnte das Facility Management-Team seine Arbeitsabläufe optimieren.

Über die Ecclesia Gruppe

Die Ecclesia Gruppe ist mit mehr als 3.000 Mitarbeitenden und einem platzierten Prämienvolumen von 3 Mrd. Euro pro Jahr einer der größten Versicherungsmakler für Unternehmen und Institutionen in Deutschland und Europa.

Die Ecclesia Gruppe betreut zahlreiche Industriekunden – vom börsennotierten Großkonzern bis hin zu mittelständischen und kleinen Unternehmen. Einer ihrer Schwerpunkte liegt in den traditionellen Geschäftsfeldern Kirche, Sozialwirtschaft und Gesundheitswesen.

Der Unternehmenssitz der Ecclesia Gruppe befindet sich in Detmold, der Kulturstadt am Teutoburger Wald in Nordrhein-Westfalen. Neun Bürogebäude mit über 1.000 Mitarbeitenden sowie ein Parkhaus mit acht Ebenen werden vom hauseigenen Facility-Management betreut.

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Wie das Facility-Management der Ecclesia Gruppe bisher gearbeitet hat

Das Facility-Management der Ecclesia Gruppe spielt eine zentrale Rolle am Standort Detmold. Es ist für den reibungslosen Betrieb und die Instandhaltung von neun Bürogebäuden sowie eines mehrstöckigen Parkhauses verantwortlich.

Zu den Aufgabenbereichen gehören die Durchführung von Reparaturen und Instandhaltungsmaßnahmen, die Administration sicherheitsrelevanter Systeme wie Kamera- und Schließanlagen sowie die Koordination von Wartungsarbeiten mit externen Dienstleistern.

Das fünfköpfige Team nutzte dafür eine Reihe verschiedener Softwarelösungen zur Koordination von Arbeitsaufträgen und zur Kommunikation im Team. Dabei kam es vor, dass manche Aufträge doppelt vergeben wurden.

Dezentrale Aufgabenerfassung nicht optimal für das Facility-Management der Ecclesia Gruppe

An einem Standort mit über 1.000 Mitarbeitern fallen neben den regulären Instandhaltungsmaßnahmen der neun Bürogebäude und des Parkhauses zahlreiche Aufträge an, welche das Facility-Management bewältigen muss.

Die bisherige Aufgabenerfassung im Facility-Management der Ecclesia Gruppe, insbesondere die Koordination, Priorisierung und Verteilung von Aufgaben über verschiedene Softwareplattformen hinweg, stellt einen erheblichen organisatorischen Mehraufwand für das Team dar.

Diese Situation führte dazu, dass einzelne Teammitglieder, um den Überblick im Arbeitsalltag zu behalten, individuelle Systeme entwickelten. Der daraus resultierende Mangel an Transparenz gegenüber den Kollegen stellte eine zusätzliche Herausforderung für das Team dar.

Das war für mich persönlich eigentlich das größte Problem: die fehlende Transparenz.
Guido Küster, Mitarbeiter Facility Management

Dies führt nicht nur zu zeitlichen Verzögerungen bei der Erledigung von Arbeitsaufträgen, sondern erfordert auch häufig zusätzlichen Abstimmungsaufwand im Facility-Management-Team.

„Die an den Abteilungsleiter gesendeten Anfragen wurden direkt an alle Mitarbeiter im Facility-Management weitergeleitet. Das bedeutete, dass wir fünf untereinander noch klären mussten, wer welche Aufgabe übernimmt“, berichtet Herr Küster.

Die Situation verschärfte sich vor zwei Jahren mit der Errichtung eines neuen Bürogebäudes und eines Konferenzzentrums, was das Facility-Management Team von der Ecclesia Gruppe vor zusätzliche Herausforderungen stellte. In diesem Zusammenhang wurde die Notwendigkeit einer zentralen und strukturierten Lösung deutlich. Herr Küster, Mitarbeiter im Facility Management bei der Ecclesia Gruppe, erzählt: „Vor zwei Jahren haben wir ein neues Büro- und Konferenzgebäude gebaut und dabei erstmals eine zentrale Gebäudeleittechnik eingeführt. „Dies stellte uns vor neuen Aufgaben und erforderte viel Lernarbeit, da wir viele neue Aspekte berücksichtigen mussten. Ab diesem Zeitpunkt waren wir der Meinung, dass wir dringend eine Lösung finden mussten.“

CAFM-Tools sind für die Anforderungen zu umfangreich

Das Facility-Management Team hat eine Reihe von CAFM-Systemen getestet, um die optimale Lösung für die spezifischen Bedürfnisse der Ecclesia Gruppe zu finden. Während dieser Evaluierungsphase wurde deutlich, dass die meisten CAFM-Systeme, obwohl sie eine beeindruckende Bandbreite an Funktionen bieten, nicht optimal auf die Anforderungen des Unternehmens abgestimmt sind.

Die meisten Systeme erwiesen sich als zu komplex und umfangreich und boten kein angemessenes Preis-Leistungs-Verhältnis. Darüber hinaus ist die Implementierung solcher umfangreichen Systeme in der Regel zeitaufwendig. Angesichts des aktuellen Softwareangebots entschieden sich die Teammitglieder, alternative Lösungsansätze zu CAFM-Systemen in Betracht zu ziehen.

Ich habe nach einer Alternative zu CAFM gesucht
Guido Küster, Mitarbeiter im Facility Management.

Welche Bedenken gab es vor der Implementierung von Wowflow?

Im Rahmen der Suche nach einer Alternative stieß das Facility-Management-Team auf Wowflow. Vor der Implementierung gab es Bedenken hinsichtlich der Akzeptanz im Team. Die Mitarbeiter waren unsicher, ob die neue Software tatsächlich eine Verbesserung ihrer Arbeitsabläufe bringen würde.

Das war bei Wowflow anders; hier war die Akzeptanz der Kollegen sehr schnell vorhanden
Guido Küster, Mitarbeiter im Facility-Management

Die Software wurde umfassend im Facility-Management getestet und zügig implementiert. Herr Guido Küster, Mitarbeiter im Facility-Management der Ecclesia Gruppe, berichtet: „Die gesamte Implementierung hat tatsächlich nur wenige Tage gedauert. Von unserer Seite aus ging es lediglich darum, eine Excel-Liste bereitzustellen, um dann direkt mit Wowflow starten zu können.”

Die Ecclesia Gruppe hat mit Wowflow eine klare Struktur und effizientere Bearbeitungszeit im Facility Management.

Die Implementierung von Wowflow hat der Ecclesia Gruppe nicht nur ermöglicht, ihre Arbeitsabläufe zu optimieren und Altlasten zu beseitigen, sondern hat auch das Facility- Management wesentlich verbessert. Darüber hinaus bietet die neue Lösung von Wowflow die Möglichkeit, Aufgaben und Verantwortlichkeiten klar zu definieren und zu verteilen.

Dies reduziert Missverständnisse und stellt sicher, dass jeder im Team genau weiß, was von ihm erwartet wird. Durch die zentrale Plattform können Fortschritte und Ergebnisse leicht verfolgt werden, was eine bessere Kontrolle und Steuerung der Facility-Management-Prozesse ermöglicht.

Insgesamt hat die Zusammenarbeit zwischen der Ecclesia Gruppe und Wowflow zu einer deutlichen Verbesserung der Arbeitsabläufe und der Effizienz im Facility Management geführt. Dank der E-Mail-Integration sind nicht nur die Dienstleister, sondern auch zentrale Komponenten der Gebäudetechnik in Wowflow eingebunden. Anlagen wie die Gefahrenmeldeanlage, smarte Thermostate und die Leckageanlage generieren über die E-Mail-Integration wichtige Alarmmeldungen, die direkt als Tickets in Wowflow erstellt werden können. Dies führt nicht nur zu schnelleren Reaktionszeiten und einer effizienteren Arbeitsverteilung, sondern ermöglicht durch die strukturierte und auswertbare Speicherung der Alarme auch ein detailliertes Verhaltensprofil der einzelnen Anlagen, Gebäudebereiche und letztlich des gesamten Gebäudes. So lassen sich operative und langfristige Entscheidungen deutlich einfacher und fundierter treffen. Die strukturierte Arbeitsweise führt so zu einer deutlichen Reduzierung der Bearbeitungszeiten – es wird nicht nur die Effizienz gesteigert, sondern auch die Arbeitszufriedenheit im Facility-Management-Team erhöht.

„Mit Wowflow haben wir eine Lösung gefunden, welche von allen Kollegen gleichermaßen angenommen und genutzt wird“
fasst Herr Küster abschließend zusammen

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