OBI betreibt 63 Filialmärkte in Österreich und hatte früher mit zeitaufwendigen Instandhaltungsprozessen im Facility Management zu kämpfen. Facility Manager verbrachten viel Zeitl Informationen in unzähligen E-Mails und Excel-Tabellen zu suchen. Verzögerungen und höhere Wartungskosten waren die Folge.
Dann kam Wowflow – und alles änderte sich. Doch wie genau hat das OBI Facility Management Team das Tool in einem so großen Team erfolgreich implementiert? Was bedeutet es, plötzlich eine Echtzeit-Übersicht über alle Instandhaltungsarbeiten zu haben? Und wie spart OBI tatsächlich 70 % des administrativen Aufwands mit Wowflow?
Lesen Sie die ganze Erfolgsgeschichte – und erfahren Sie, warum selbst das OBI-Team von den Ergebnissen überrascht war.
OBI ist einer der führenden Baumarktbetreiber in Europa und betreibt in Österreich 63 Filalmärkte. Das Unternehmen bietet ein breites Sortiment an Heimwerker-, Bau- und Gartenprodukten für Privat- und Gewerbekunden. OBI setzt auf Innovation, Qualität und Kundennähe und entwickelt kontinuierlich neue Lösungen, um den Einkauf und die Projektumsetzung für seine Kunden zu erleichtern. Im Facility Management optimiert OBI mit modernen digitalen Tools wie Wowflow seine Instandhaltungsprozesse, um effizienter zu arbeiten und Kosten zu senken.
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Fehlende Echtzeit-Informationen – und die hohen Kosten für OBI
Fehlende Echtzeit-Informationen – und die hohen Kosten für OBI
Mit 63 Filialmärkten in Österreich war das Facility-Management von OBI eine anspruchsvolle Aufgabe – besonders für ein zweiköpfiges FM-Team. Das Team musste sich auf E-Mails, Excel-Tabellen und manuelle Listen verlassen, um den Überblick über Wartungen und Reparaturen zu behalten. Doch je mehr Standorte verwaltet werden mussten, desto schwieriger wurde es, den Status offener Aufgaben effizient zu erfassen.
Dies führte nicht nur zu Verzögerungen, sondern auch zu einem hohen administrativen Aufwand. Es gab keine zentrale Anlaufstelle für Informationen, weshalb Katrin Schwarz und Thomas Köhler –OBI Facility Management Team in Österreich– oft aus verschiedenen Quellen zusammentragen mussten, ob eine Meldung bereits bearbeitet wurde, ob ein Dienstleister beauftragt wurde oder ob es noch offene Rückfragen gab.
Ohne Echtzeit-Daten steigen Instandhaltungskosten und Verwaltungsaufwand
Wenn Wartungsprozesse nicht zentral und in Echtzeit erfasst werden, kann es schwierig sein, den Überblick über bereits durchgeführte Arbeiten zu behalten. Besonders bei einer großen Anzahl von Standorten kann es passieren, dass Servicepartner mehrfach für dasselbe Problem beauftragt werden, einfach weil die Information über frühere Einsätze nicht sofort verfügbar ist.
Wertvolle Zeit ging für die Informationssuche verloren
Anstatt sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren, mussten Facility Manager zeitaufwendig Daten aus verschiedenen Quellen zusammensuchen. Besonders bei größeren Schäden war der Informationsfluss alles andere als reibungslos. Jede Schadensmeldung bedeutete einen hohen Aufwand, um herauszufinden, was bereits erledigt wurde oder welche Maßnahmen noch offen waren.
OBI suchte lange nach einer einfachen Lösung – bis sie Wowflow fanden
Viele getestete Lösungen – doch keine war einfach genug
Auf der Suche nach einer digitalen Lösung für das Facility Management testete OBI verschiedene Systeme. Doch anstatt Prozesse zu vereinfachen, brachten die meisten mehr Komplexität mit sich. Viele Lösungen bestanden aus unübersichtlichen Listen oder erforderten ständige manuelle Eingriffe, die den ohnehin hohen administrativen Aufwand nicht reduzierten.
Jede getestete Software war entweder zu kompliziert, bot keine Echtzeit-Übersicht oder erforderte zu viel manuelle Arbeit. Doch genau das wollte das Team vermeiden.
Eigene Lösung entwickeln? Oder eine Plattform, die alles kann
Ein maßgeschneidertes System speziell für OBI wäre zwar eine Option gewesen – doch schnell wurde klar, dass dies langfristig keine tragfähige Lösung wäre. Die Entwicklung wäre kostspielig, aufwändig und schwer zu pflegen.
OBI suchte also nach einer flexiblen Lösung, die sich anpassen und weiterentwickeln kann, ohne dass jedes Update hohe Kosten verursacht.
Von Anfang an war klar: Das neue System muss einfach sein, automatisch funktionieren und eine Echtzeit-Übersicht über alle Wartungsarbeiten ermöglichen. Viele getestete Programme erfüllten diese Anforderungen nicht, da sie weiterhin aktive Eingriffe der Facility Manager erforderten.
Andere Programme, die OBI testete, erforderten weiterhin aktive Eingriffe durch das Team. Das bedeutete, dass die Facility Manager weiterhin jeden einzelnen Auftrag manuell zuweisen mussten – und das war genau das Problem, das sie lösen wollten.
Genau hier kam Wowflow ins Spiel.
Es bot eine einfache, intuitive Plattform, die genau das tat, was OBI brauchte – automatisierte Prozesse, eine zentrale Echtzeit-Übersicht und keine komplizierten Listen mehr.
Mit Wowflow konnte OBI endlich das Facility Management so organisieren, dass es effizient, zeitsparend und klar strukturiert ist.
Der Rollout – so gelang die reibungslose Einführung von Wowflow
Ein klarer Plan und überzeugende Ergebnisse
Die Einführung eines neuen Systems in einem großen Unternehmen ist nie einfach – besonders, wenn gewohnte Abläufe verändert werden. Doch OBI war sich der Herausforderung bewusst und bereitete die Implementierung sorgfältig vor.
Dank dieser strukturierten Einführung konnten die Mitarbeiter schnell mit Wowflow arbeiten, ohne sich überfordert zu fühlen.
Bereits nach wenigen Tagen zeigte sich, dass Wowflow nicht nur funktionierte, sondern die tägliche Arbeit enorm erleichterte.
Das System wurde schnell akzeptiert, weil es nicht nur effizient war, sondern den Arbeitsalltag tatsächlich erleichterte.
Einfach auch für Externe – dank E-Mail-Integration
Auch externe Dienstleister mussten in den neuen Prozess integriert werden – eine Herausforderung. Doch OBI fand eine elegante Lösung: Für die externen Partner änderte sich nichts. Sie erhalten weiterhin alle relevanten Informationen per E-Mail.
OBI spart 70 % Verwaltungsaufwand – und hat endlich eine Echtzeit-Übersicht
Von Stunden auf 30 Sekunden: Ticket-Erstellung ohne Verzögerung
Vor Wowflow war die Ticketerstellung ein zeitaufwendiger, fehleranfälliger Prozess. Marktmitarbeitende mussten eine E-Mail schreiben, Anhänge hinzufügen, Fehler führten zu Rückfragen und oft dauerte es,bis eine Meldung an den richtigen Dienstleister weitergeleitet wurde.
Mit Wowflow ist dieser Prozess jetzt in 20 bis 30 Sekunden erledigt – eine Zeitersparnis von bis zu 70 % bei administrativen Aufgaben.
Mitarbeiter können Tickets direkt an der Anlage erstellen, ohne ihr Tagesgeschäft zu unterbrechen oder sich um Dokumentationsfehler sorgen zu müssen.
Echtzeit-Übersicht: Sofort Antworten auf alle Fragen der Instandhaltung
Vorher mussten Facility Manager mühsam E-Mails durchsuchen oder verschiedene Tabellen abgleichen, wenn jemand nach dem Status einer Wartung fragte. Jetzt genügt ein kurzer Blick ins System, um eine präzise Antwort zu geben – in Echtzeit.
Diese Transparenz ist entscheidend für die Budgetplanung. OBI sieht nun jederzeit, welche Anlagen ausgetauscht werden müssen und wo Investitionen nötig sind.
„Wir sehen sofort, welche Anlagen in einem Zustand sind, wo wir sie austauschen müssen” – Thomas Köhler, Maintenance Specialist
Anstatt reaktiv zu handeln, kann OBI jetzt proaktiv Wartungskosten steuern und strategisch planen.
Mitarbeiter konzentrieren sich wieder auf ihr Kerngeschäft
Früher war das Melden von Schäden für Marktmitarbeitende eine zusätzliche Aufgabe, die oft erst verzögert erledigt wurde. Nun erfolgt die Meldung direkt an der Anlage, sodass der Mitarbeiter sich wieder auf seine eigentlichen Aufgaben konzentrieren kann. Die Beratung von Kundinnen und Kunden.
„Vorher hat sich der Mitarbeiter den Defekt gemerkt, weil er gerade im Markt unterwegs war. Dann kamen andere Aufgaben dazwischen, und die Meldung wurde erst am nächsten oder übernächsten Tag geschrieben. Jetzt geht es direkt an der Anlage – sobald es gesendet ist: Haken dran! – Thomas Köhler, Maintenance Specialist
Auch die Qualität der Meldungen hat sich verbessert. Die Märkte liefern jetzt genauere Informationen, sodass Servicepartner schneller und gezielter reagieren können.
Zukunftssicher mit Wowflow – Exzellenter Support und kontinuierliche Weiterentwicklung
Hervorragender Support – von der Einführung bis heute
Ein neues System einzuführen ist immer eine Herausforderung, doch mit dem richtigen Support wird der Übergang erheblich erleichtert. Bei OBI spielte der Kundenservice von Wowflow eine entscheidende Rolle – nicht nur während des Onboardings, sondern auch im laufenden Betrieb.
Diese schnelle und kompetente Unterstützung sorgte dafür, dass sich das Team schnell an die neue Arbeitsweise gewöhnen konnte und keine wertvolle Zeit durch technische Hürden verloren ging.
Wowflow wächst mit den Anforderungen – und macht OBI zukunftssicher
Eine Software ist nur dann eine langfristige Lösung, wenn sie sich an neue Herausforderungen anpassen kann. Genau hier liegt ein entscheidender Vorteil von Wowflow: Das System entwickelt sich kontinuierlich weiter – basierend auf echtem Kundenfeedback.
Statt eine starre Software zu nutzen, die irgendwann nicht mehr den Anforderungen entspricht, setzt OBI auf eine Lösung, die sich mit dem Unternehmen weiterentwickelt. Das macht Wowflow zu einem echten Game-Changer – heute und in Zukunft.
Machen Sie Ihr Facility Management effizienter – mit Wowflow!
OBI hat mit Wowflow 70 % weniger Verwaltungsaufwand, eine Echtzeit-Übersicht über alle Wartungen und einen reibungslosen digitalen Prozess erreicht.
✅ Tickets in 30 Sekunden statt in 4 Stunden erstellen
✅ Weniger Admin-Aufwand – mehr Fokus auf das Wesentliche
✅ Wartungskosten gezielt steuern, statt nur reagieren
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